Datenschutz

Stand: 10. Oktober 2026

1 · Verantwortlicher

5VISION GmbH
Bad Nauheimer Straße 4
64289 Darmstadt
Deutschland

Vertreten durch: Michelle Essadi (Geschäftsführerin)
E-Mail: office@5vision.gmbh
Tel.: 069 8700 6247

2 · Geltungsbereich

CrewDesk ist eine interne Anwendung der 5VISION GmbH für die Planung und Abwicklung von Produktionen. Sie ist nicht öffentlich, sondern nur nach Anmeldung für Mitarbeitende, Produzentinnen und Produzenten sowie weitere Partner erreichbar, die die 5VISION GmbH dafür freischaltet. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei verarbeitet werden.

3 · Übersicht der Verarbeitung

Arten verarbeiteter Daten

• Stammdaten aus der Anmeldung (Name, E-Mail, Position, Abteilung, Anschrift)
• Standortdaten für die interne Teamkarte (aus der Anschrift ermittelt)
• Nutzungs- und Produktionsdaten innerhalb von CrewDesk (Produktionen, Einsätze, Status)
• Meta-/Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite)

Kategorien betroffener Personen

Mitarbeitende, Produzentinnen und Produzenten sowie weitere Partner, die CrewDesk nutzen.

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung der Anwendung, Planung und Abwicklung von Produktionen, interne Kommunikation, Sicherheit des Betriebs.

4 · Maßgebliche Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung eines Vertrags bzw. des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen (z. B. Betriebssicherheit, interne Koordination).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
• § 26 BDSG für die Verarbeitung im Beschäftigungskontext.

5 · Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe von Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Der Zugang zu CrewDesk ist auf angemeldete, freigeschaltete Personen beschränkt.

6 · Anmeldung mit Microsoft

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über das Microsoft-Konto der 5VISION GmbH (Single Sign-on), eine eigene Passwort-Anmeldung gibt es nicht. Beim ersten Login übernimmt CrewDesk aus dem Microsoft-Konto: Name, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung, Eintrittsdatum, Anschrift und Profilbild. Diese Daten werden bei jeder Anmeldung aktualisiert.

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG.

7 · Standortdaten (Teamkarte)

Für die interne Teamkarte wird die hinterlegte Anschrift auf Wunsch in Koordinaten umgerechnet, damit Mitarbeitende dort als Punkt auf einer Karte erscheinen. Die Umrechnung erfolgt über öffentliche, OpenStreetMap-basierte Geokodierungsdienste (Photon, Nominatim). Es werden dabei nur die zur Umrechnung nötigen Adressdaten übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (interne Einsatzkoordination).

8 · Telegram-Benachrichtigungen

CrewDesk informiert interne Telegram-Gruppen automatisch über neue und laufende Produktionen, etwa über Ort, Status und Zuständigkeiten. Empfänger sind ausschließlich interne, von der 5VISION GmbH verwaltete Telegram-Gruppen.

Anbieter: Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (interne Koordination und Erreichbarkeit).

9 · Divera24-Anbindung

Für Alarmierung und den Status eingeteilter Personen ist CrewDesk an Divera24 angebunden. Dabei werden Alarmtexte mit Angaben zur Produktion übermittelt und Status sowie Verfügbarkeit von Mitarbeitenden aus Divera24 abgerufen.

Anbieter: DIVERA 24/7 GmbH, Berlin.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Einsatz- und Alarmkoordination).

10 · Webanalyse — Microsoft Clarity

CrewDesk nutzt Microsoft Clarity zur statistischen Auswertung der Nutzung. Clarity erstellt Heatmaps und Session-Replays, mit denen wir nachvollziehen können, wie Mitarbeitende mit der Anwendung interagieren — wohin sie klicken, wie weit sie scrollen, wo Bedienhürden entstehen. Die Auswertung dient der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von CrewDesk.

• Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited (EU-Verantwortlicher), One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland — Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA.
• Verarbeitete Daten: Mausbewegungen, Scrollverhalten, Klicks, anonymisierte Eingaben, Browser- und Geräteinformationen, gekürzte IP-Adresse, Verweildauer.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der internen Anwendung).
• Drittland-Transfer: Microsoft verarbeitet Daten auch in den USA. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten EU-Standardvertragsklauseln.
• Speicherdauer: nach Microsoft-Angaben max. 1 Jahr.

Clarity lädt auf jeder Seite von CrewDesk, da die Anwendung ausschließlich angemeldeten, internen Mitarbeitenden und Partnern zugänglich ist; eine gesonderte Cookie-Abfrage findet hier nicht statt.

11 · Server-Logfiles

Beim Betrieb von CrewDesk fallen serverseitig technische Protokolldaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp). Sie dienen ausschließlich der Sicherheit und Stabilität des Betriebs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: maximal 30 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung — Ausnahme bei Sicherheitsvorfällen bis zur Klärung.

12 · Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen gestützte Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — zuständig für uns ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an office@5vision.gmbh.

13 · Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Den aktuellen Stand finden Sie jeweils oben.